Kundenkartei Nagelstudio – kostenlose Vorlage mit Auffüll-Rhythmus (PDF)

Gel oder Acryl, welche Farbe, welche Form – und wann ist sie wieder zum Auffüllen dran? Diese Kundenkartei fürs Nagelstudio hält Naturnagel, Technik, Allergien und jeden Termin mit dem Abstand in Wochen fest. Zwei A4-Seiten, ohne Anmeldung.

Was auf der Vorlage steht

• Kontaktdaten, Geburtstag, Kundin seit, empfohlen von
• Naturnagel zum Ankreuzen: gesund, dünn, brüchig, eingerissen, Nagelhaut empfindlich
• Technik zum Ankreuzen: Gel, Acryl, Acrylgel, UV-Lack, Naturnagelverstärkung – dazu Form, Länge, Lieblingsfarben
• Allergien und Unverträglichkeiten, bisherige Hautreaktionen, Medikamente
• Auffüll-Rhythmus: «kommt üblicherweise alle … Wochen» und «nächster Termin fällig ca.»
• Einwilligung zur Speicherung der Angaben und zu Fotos
• Besuchsverlauf: Datum, Behandlung, Material / Farbe / Charge, Abstand in Wochen, nächster Termin ca., Bemerkungen, Preis

Was sich in der Praxis bewährt

• Material mit Charge notieren. Nicht «das übliche Gel», sondern Marke, Produkt und Chargennummer. Reagiert eine Kundin, weißt du sofort, womit gearbeitet wurde.
• Reaktionen sofort eintragen – auch kleine. Rötung, Jucken, Brennen unter der Lampe: Was die Kundin erwähnt, gehört mit Datum in die Bemerkungen.
• Den Auffülltermin gleich mit planen. Die Spalte «Nächster Termin ca.» füllst du aus, solange die Kundin noch am Tisch sitzt. Dann muss sich niemand erinnern.
• Fotos nur mit Einwilligung. Ein Foto vom Ergebnis klärt «wie beim letzten Mal» in Sekunden – aber nur, wenn die Kundin zugestimmt hat.

Warum gerade im Nagelstudio der Rhythmus auf die Karte gehört

Kaum ein Termin ist so regelmäßig wie das Auffüllen. Kommt eine Kundin zum Beispiel sonst alle drei Wochen und meldet sich nach fünf noch nicht, ist das ein Zeichen: krank, im Urlaub – oder inzwischen in einem anderen Studio. Auf Papier siehst du das nur, wenn der Abstand in jeder Zeile steht.

Mit dem Rhythmus planst du auch den Einkauf: Wer diesen Monat zum Auffüllen fällig ist und welche Farbe sie trägt, steht auf den Karten. Daraus ergibt sich, was nachbestellt werden muss, bevor der Termin da ist.

Allergien: warum die Charge auf die Karte gehört

Bestimmte Acrylate in Modellageprodukten können Kontaktallergien auslösen. Das Bayerische Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit schreibt zu Methylmethacrylat, es «besitzt stark sensibilisierende Eigenschaften und kann Kontaktallergien auslösen» (LGL Bayern); das Bundesinstitut für Risikobewertung hat flüssige Modellagemittel mit hohem Methylmethacrylat-Gehalt als gesundheitlich bedenklich eingestuft (BfR-Stellungnahme Nr. 014/2012).

Für die Karteikarte heißt das schlicht: bei jedem Termin notieren, welches Produkt mit welcher Charge verwendet wurde, und jede Reaktion, die die Kundin erwähnt. Allergien sind Gesundheitsangaben und nach der DSGVO besonders geschützt – deshalb hat die Vorlage ein Einwilligungsfeld. Sie ersetzt keine Rechtsberatung.

Die Kartei auf dem iPhone

In Mobies gehört das Nagelstudio zum Profil «Kosmetik-, Nagel- & Beautystudio». Ein Tipp in der Kundenliste trägt den Besuch ein, der Startbildschirm zeigt, wer länger nicht da war und wer zu deinen Stammkunden gehört. Wie Rhythmus, Monatsübersicht und Bestellliste in der App aussehen, steht im Beitrag digitale Kundenkartei – am Beispiel eines Salons, die Logik ist dieselbe.

Auch Wimpern und Gesichtsbehandlungen? Dann passt die Kundenkartei Kosmetik. Für Füße gibt es die Kundenkartei Fußpflege, für jedes andere Gewerbe die allgemeine Kundenkartei-Vorlage.

Häufige Fragen

Ist die Kundenkartei fürs Nagelstudio kostenlos?

Ja. PDF herunterladen und ausdrucken, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse.

Passt die Vorlage für Gel und Acryl?

Ja. Die Technik kreuzt du an, Material, Farbe und Charge stehen bei jedem Besuch im Verlauf. Wechselt eine Kundin die Technik, siehst du, ab wann.

Warum soll ich die Charge notieren?

Weil du bei einer Reaktion sonst nur «das übliche Gel» weißt. Mit Marke und Charge kannst du das Produkt eingrenzen und der Kundin sagen, was verwendet wurde.

Wie oft kommen Kundinnen zum Auffüllen?

Das ist von Kundin zu Kundin verschieden – genau deshalb hat die Karte die Spalte «Abstand (Wochen)». Nach drei, vier Terminen steht ihr eigener Rhythmus auf dem Papier.

Brauche ich eine Einwilligung der Kundin?

Für Gesundheitsangaben wie Allergien gelten nach Art. 9 DSGVO strengere Regeln; eine ausdrückliche Einwilligung ist eine der dort genannten Grundlagen. Die Vorlage hat deshalb ein Unterschriftsfeld. Sie ersetzt keine Rechtsberatung.