Kundenkartei Vorlage – kostenlos als PDF, mit Besuchsverlauf

Eine Kundenkartei Vorlage für jedes kleine Geschäft: Kontaktdaten, Vorlieben, die letzten Besuche – und die Zeile, die auf den meisten Vorlagen fehlt: «kommt üblicherweise alle … Wochen». Zwei A4-Seiten, ohne Anmeldung, ohne E-Mail.

Was auf der Vorlage steht

• Kontaktdaten, Geburtstag, Kundin / Kunde seit, wie sie zu dir gefunden hat
• Vorlieben, Unverträglichkeiten und was du beim nächsten Mal wissen musst
• Besuchsrhythmus: «kommt üblicherweise alle … Wochen» und «nächster Besuch fällig ca.»
• Die letzten sechs Besuche auf Seite eins: Datum, Leistung, Produkte, Abstand in Wochen, nächster Besuch ca., Bemerkungen, Preis
• Seite zwei: Besuchsverlauf mit 26 weiteren Zeilen
• Einwilligung zur Speicherung der Angaben, mit Unterschrift

Was sich in der Praxis bewährt

• Bei jedem Besuch eine Zeile, sofort. Nicht abends aus dem Gedächtnis. Datum, was gemacht wurde, was verwendet wurde – das dauert zehn Sekunden, solange die Kundin noch an der Kasse steht.
• Den Abstand ausrechnen, nicht schätzen. Die Wochen seit dem letzten Besuch in die Spalte schreiben. Nach drei, vier Zeilen siehst du den Rhythmus, statt ihn zu raten.
• Nur aufschreiben, was du brauchst. Die DSGVO verlangt, dass Daten auf das für den Zweck notwendige Maß beschränkt sind («Datenminimierung»). Eine Karte mit zwanzig Pflichtfeldern füllt ohnehin niemand aus.
• Karten verschlossen aufbewahren. Ein Karteikasten unter der Theke ist für jeden lesbar, der dahinter steht. Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.

Welche Kartei für welches Gewerbe?

Diese Vorlage ist bewusst allgemein: Café-Stammgäste, Schneiderei, Massage, Fotostudio – überall, wo dieselben Leute wiederkommen. Braucht dein Handwerk eigene Felder, nimm die passende Karte: die Kundenkartei für Friseure mit Farbrezeptur, die Kundenkartei Kosmetik mit Anamnese und Patch-Test, die Kundenkartei Hundesalon mit Rasse und Fell, die Kundenkartei Nagelstudio mit Auffüll-Rhythmus oder die Kundenkartei Fußpflege. Für Reparaturen gibt es den Reparaturauftrag, für die Tageskasse das Kassenbuch.

So benutzt du die Vorlage

Erster Besuch: Seite eins ausfüllen, Einwilligung unterschreiben lassen. Die Rhythmus-Zeile bleibt leer – den Rhythmus kennst du noch nicht.

Jeder weitere Besuch: eine Zeile im Besuchsverlauf. In die Spalte «Abstand (Wochen)» kommen die Wochen seit dem letzten Besuch.

Nach drei, vier Besuchen: die Abstände ansehen und oben eintragen, zum Beispiel «alle 4–5 Wochen». Vom letzten Besuch aus weitergezählt ergibt das den «nächsten Besuch fällig ca.».

Einmal im Monat: die Karten durchgehen und heraussuchen, wer diesen Monat fällig ist. Daraus wird deine Bestellliste – und die Liste der Leute, bei denen ein kurzer Anruf nicht schadet. Wie dieselbe Logik in einer App aussieht, steht in digitale Kundenkartei im Friseursalon.

Wann Papier nicht mehr reicht

Ehrlich gesagt: Für zwanzig Stammkunden ist ein Karteikasten völlig in Ordnung. Schwierig wird es, wenn du jeden Monat alle Karten durchblättern musst, um zu sehen, wer fällig ist – oder wenn die Kundin gerade anruft und die Kartei im Laden steht, du aber nicht. Papier rechnet nicht und erinnert nicht. Und der Karteikasten ist natürlich genau dann nicht da, wo man ihn sucht.

Mobies ist so eine Kartei fürs iPhone: Ein Tipp in der Kundenliste trägt den Besuch ein, und der Startbildschirm zeigt, wer länger nicht da war und wer zu deinen Stammkunden gehört. Ohne Konto, ohne Server, offline – die Daten bleiben auf deinem Telefon.

Häufige Fragen

Ist die Kundenkartei Vorlage wirklich kostenlos?

Ja. PDF herunterladen, ausdrucken, fertig – ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse.

Gibt es die Vorlage auch als Word- oder Excel-Datei?

Nein, nur als PDF im A4-Format. Sie ist zum Ausdrucken und Ausfüllen mit dem Stift gedacht. Wer digital arbeiten will, ist mit einer App meist besser bedient als mit einer Tabelle, die niemand aktuell hält.

Was gehört in eine Kundenkartei?

Name und Kontakt, wann die Person da war, was gemacht und was verwendet wurde, und was du beim nächsten Mal wissen musst. Mehr nicht – die DSGVO verlangt ohnehin, Daten auf das notwendige Maß zu beschränken.

Darf ich Allergien oder andere Gesundheitsangaben notieren?

Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt, außer eine Ausnahme greift – etwa eine ausdrückliche Einwilligung. Die Datenschutzkonferenz erklärt beides in ihren Kurzpapieren Nr. 17 und Nr. 20. Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.

Wie oft sollte ich die Karten durchsehen?

Einmal im Monat reicht für die meisten Läden: Fällige Kundinnen und Kunden heraussuchen und die Bestellung danach planen.

Was ist der Unterschied zwischen Kundenkarte und Kundenkartei?

Eine Kundenkarte, etwa eine Treuekarte, bekommt die Kundin in die Hand. Eine Kundenkartei bleibt bei dir. Diese Vorlage ist die Kartei.